Моя задача, как бизнес ассистента - как раз беречь время руководителя.

✅Самое главное - определить, для чего мы собираем сотрудников, соответствует ли это целям компании. Если правильно дать оценку, то от некоторых совещаний нужно отказаться совсем. А остальные необходимо грамотно организовать, чтобы встреча была по-настоящему продуктивной.

Конечная цель совещания - это список задач со сроками и ответственными. Задачи в списке направлены на реализацию решений принятых на совещании.

✅Технически организация выглядит так:
Руководитель решает собрать совещание. Выбираем время и дату. Определяем цель.
Я сообщаю о совещании всем участникам. Затем еще дважды напоминаю о нем (за день и за час).
Собираю вопросы участников по теме.
Заранее согласованы вопросы с руководителем. Он выбирает приоритетные и добавляет свои.
Получается план встречи - его я отправляю участникам, чтобы они могли подготовиться.
Я организую зум. Вывожу план встречи на демонстрацию. Ставлю запись и слежу за таймингом.

✅В ходе обсуждения каждого пункта я фиксирую: решения, задачи, сроки и ответственных.
После встречи всю информацию я сразу переношу в менеджер задач.

Такой подход исключает формат: “поговорили, разошлись, забыли”.
Все участники присутствуют и готовы, встреча не раздувается по времени в 1,5-2 раза, никто ничего не записывает. Все автоматически появляется в менеджере задач у всех сотрудников.💻📲

Вы знаете, что я работаю бизнес ассистентом руководителя, и ежедневные планерки - моя любимая часть! Это позволяет быть в едином информационном поле с руководителем и быстро вносить корректировки в планы.

А теперь расскажу как все происходит в деталях:

Начинаю я с отчета и рассказываю о результатах: какие задачи я выполнила, какие в работе, рассказываю как дела по задачам которые у меня на контроле по сотрудникам и подрядчикам.
Если в течение дня у меня возникают несрочные вопросы к руководителю, то я его не дергаю, а выписываю в список, и мы все разбираем на планерке.
Далее мы разбираем задачи руководителя на день.
Проходимся по списку, проверяем актуальность. Берем задачи из недельного списка, проверяем графу “на контроле”, составляем план дня.
И наконец мои задачи на день. Я забираю себе все, что не требует его участия. Иногда это часть задачи, иногда контроль исполнителя, либо всю задачу целиком.

После планерки у нас есть четкий список задач на предстоящий день.

На следующее утро процесс повторяется. И так 5 дней в неделю.
Хочу отметить, что благодаря постоянству со временем на такую планерку уходит всего 15-20 минут.

PDCA (англ. «Plan-Do-Check-Act» — планирование-действие-проверка-корректировка) — методология принятия решения.

Также известен как цикл Деминга, цикл Шухарта, принцип Деминга-Шухарта.

Цикл состоит из:

📍Планирования — установления целей и процессов, необходимых для достижения целей, планирования работ по достижению целей процесса и удовлетворения потребителя, планирования выделения и распределения необходимых ресурсов;

📍Выполнения — выполнение запланированных работ;

📍Проверки— сбора информации и контроль результата на основе ключевых показателей эффективности (KPI), получившегося в ходе выполнения процесса, выявления и анализа отклонений, установления причин отклонений;

📍Воздействия (управления, корректировки) — принятия мер по устранению причин отклонений от запланированного результата, изменений в планировании и распределении ресурсов.

Обучение бизнес ассистентов делится на два блока:

🔸Теоретическая часть: 10 занятий
Где мы осваиваем большой объем информации, выполняем задания в группе, делаем домашку для закрепления навыков. И, конечно же, сдаем экзамен!

Только после экзамена будущий ассистент допускается к практике.

🔸Практика: 4 недели стажировки в реальных проектах под контролем преподавателя.
Мы вместе проводим планирование месяца.
Критерий эффективного прохождения практики - это план месяца, который выполнен более, чем на 80%!

Сначала ассистент встраивается в график, самостоятельно проводит хронометраж рабочего времени руководителя и планирование дня. Далее он выявляет и забирает на себя операционные задачи. В ходе практики помогает выстроить систему и делегирование, чтобы высвободить время руководителя для приоритетных задач.

🔸Раз в неделю ассистент приходит на групповое занятие по практике, где я отвечаю на вопросы и разбираю сложные задачи из практики.

🔸Также на время практики у ассистента есть возможность обратиться за помощью в чат. Если что-то не получается - я, куратор и другие участники группы помогаем разобраться.

🔸В ходе практики я собираю обратную связь от руководителей по работе с ассистентом.
При необходимости провожу дополнительные индивидуальные занятия.

После прохождения практики ассистент может получить работу в проекте, в котором он стажировался. Обычно так и происходит.

Каждый месяц завершается подведением итогов и составлением плана на следующий.
Подведение итогов выглядит так:

🟢То, что получилось хорошо. Мы анализируем, что привело к успеху и можем ли мы перенести методы и инструменты, которые хорошо сработали, на другие процессы и проекты.

🔴То, что не получилось. Разбираемся, что помешало, какие допущены ошибки, как не повторить их в будущем.

Часть задач переносим на новый месяц.
Дополнительно мы берем новые задачи. Просто открываем наши цели на год и выбираем, какие задачи сейчас наиболее актуальны.
Так мы получаем план на месяц, который будет служить основой для еженедельных и ежедневных планов.

Когда клиенты приходят на масштабирование, чаще всего главная цель - вырасти в деньгах.
Заработать больше.
Редко идет запрос на оптимизацию расходов, хотя там скрыто много “утечек”. Одной из иллюстрацией стал свежий кейс:

Дмитрий - владелец компании, которая устанавливает системы водоснабжения для частных домов в Подмосковье. Дмитрий уже не выезжает на объекты. Это делают бригадиры (3 человека, живут в Подмосковье). Бригадиры подписывают договора и акты с заказчиками (физические лица). Офиса у компании нет. Бухгалтер на аутсорсинге. Для того, чтобы бухгалтер получила необходимые ей документы от бригадиров, Дмитрий снимает помещение в Москве - “Архив”. В этот архив бригадиры из Подмосковья привозят документацию. Бухгалтер приезжает в архив, чтобы забрать, а затем чтобы вернуть документы. Бизнес ассистент приезжает навести порядок. Дмитрий приезжает забрать акты за “закрытый год”, чтобы хранить их у себя на случай проверок. Документация постоянно теряется и невозможно отследить у кого она.

Решение: внедрен регламент работы с документами для Бригадиров.
Теперь, подписанные акты и договора, бригадиры отправляет в виде фото бизнес-ассистенту. Бизнес ассистент ведет электронную картотеку по объектам. Бухгалтер имеет доступ к картотеке. Бригадиры один раз в месяц отправляют Дмитрию с курьером пакет документов. “Архив” в Москве больше не нужен. Экономия: 37 т.р. в месяц. 444 т.р. в год.